Deze documenten heeft u nodig voor een visumaanvraag voor Vietnam

Voor zowel een e-visum- als een reguliere visumaanvraag hebben wij naast uw persoonlijke gegevens ook documenten nodig om uw aanvraag in te kunnen dienen. Voor het e-visum voor Vietnam kunt u uw documenten digitaal aanleveren tijdens het invullen van het aanvraagformulier. Een regulier visum voor Vietnam moet aangevraagd worden op de ambassade van Vietnam. Omdat u uw visum via ons aanvraagt doen wij dat voor u. U zorgt dat wij op tijd de benodigde documenten ontvangen en wij handelen de rest van uw aanvraag af.

Om uw aanvraag zo soepel en snel mogelijk te laten verlopen is het belangrijk om alle documenten volledig en correct aan te leveren. Daarom hebben wij voor een optimale voorbereiding alvast op een rijtje gezet welke documenten nodig zijn voor een visumaanvraag voor Vietnam en hoe u uw documenten voor het e-visum zo goed mogelijk kunt aanleveren. Het juist aanleveren van de documenten kan u veel tijd schelen na het indienen van uw aanvraag.

Wat heb ik nodig voor mijn visumaanvraag?

Om u zo goed mogelijk voor te bereiden op uw aanvraag vindt u onderstaand al een overzicht van de benodigde documenten voor uw visumaanvraag Vietnam.

E-visum
Tijdens het invullen van uw aanvraagformulier vult u onder het kopje Paspoortgegevens uw documentnummer en de afgifte- en vervaldatum van uw paspoort in. Hierna uploadt u twee scans, een van uw paspoortgegevens (de pagina in uw paspoort waar uw foto en persoonsgegevens op staan) en een pasfoto. Als wij het hebben over scans, dan spreken we over een hoogwaardige scan of foto.

Voor uw paspoort scan geldt dat deze een minimale geldigheid van de gehele duur van uw verblijf in Vietnam moet hebben. Voor wat betreft het maken van de scan is het belangrijk te weten dat u geen informatie en gegevens mag afdekken of een watermerk mag gebruiken. Is dit wel zo op uw scan of foto, dan kan met deze scan geen visum worden aangevraagd.

De pasfoto scan moet voldoen aan de standaard vereisten van een pasfoto voor een reisdocument. Echter is er wel een klein beetje ruimte om zelf een foto te maken, gelijkend op een officiële pasfoto. Om nog even de belangrijkste zaken op een rij te zetten, het volgende overzicht:

• De pasfoto moet in kleur zijn.
• U mag niet lachen op de foto en bij voorkeur geen bril dragen (i.v.m. de mogelijke reflectie in de bril).
• Zorg dat de foto een lichte egale achtergrond heeft.
• Ook moet de pasfoto recent zijn (maximaal een jaar oud).

Heeft u geen pasfoto van uzelf in huis, dan mag u ook een zelf een foto maken met uw telefoon of camera. Denkt u er dan aan dat u de foto recht van voren maakt, waarbij u recht de camera in kijkt met een neutrale blik en mond gesloten en dat u voor een lichte (bij voorkeur witte) egale achtergrond staat (bijvoorbeeld een muur of deur).

Voor zowel de pasfoto als paspoort scan geldt:

• Er mogen geen schaduwen of lichtreflecties op de scan of foto zichtbaar zijn.
• De scan of foto moet in kleur zijn.
• Het paspoort of de pasfoto moet volledig zichtbaar zijn (alle vier de hoeken moeten te zien zijn).
• Er mogen geen vingers of andere objecten op de scan of foto te zien zijn.
• Er mag geen overbelichting te zien zijn.
• Bij het maken van een foto is het belangrijk dat de foto recht van boven (bij een foto van een bestaand document) of recht van voren (bij het maken van een pasfoto) worden gemaakt.

Regulier visum
Wanneer wij met uw aanvraag van start zijn gegaan ontvangt u van ons een PDF-document waar belangrijke informatie en een lijst van de documenten die u dient aan te leveren staan vermeld.

Toerisme visum
Wanneer u een toeristenvisum voor Vietnam aanvraagt (zowel het single als het multiple entry visum) moet u de volgende documenten bij ons aanleveren:

• Een paspoort met een geldigheid van minimaal 6 maanden.
• 1 recente pasfoto in kleur (standaard formaat).
  Deze foto levert u los aan. U hoeft de pasfoto dus niet op het ambassadeformulier te plakken of nieten.
• Een vluchtbevestiging van uw heen- en terugreis.
• Een machtigingsbrief.
  U ontvangt van ons een machtigingsbrief. Door deze machtiging te ondertekenen machtigt u ons om uw aanvraag voor u in te dienen bij de ambassade van Vietnam.
• Het ambassadeformulier.
  Dit formulier ontvangt u van ons en dient u (net als het machtigingsformulier) uit te printen en ondertekend aan te leveren.

Zakelijk visum
Voor uw zakelijke visumaanvraag (zowel single entry als multiple entry) moet u aanvullend op de benodigdheden voor het toerisme visum de volgende extra documenten bij ons aanleveren:

• Een zakelijke uitnodiging voor uw zakelijke bespreking of conferentie.
  De zakelijke uitnodigingsbrief moet worden opgesteld door een Vietnamese organisatie. Het is belangrijk dat in deze brief de volgende zaken vermeld staan: de persoonlijke gegevens van de reiziger (naam en paspoortnummer), de reden van het bezoek, het soort visum dat aangevraagd wordt, de data van aankomst en vertrek uit Vietnam, het aantal reizen en het adres van de locatie(s) die de reiziger zal bezoeken.
• Een toestemmingsbrief wanneer u in Vietnam gaat werken of technische ondersteuning zult verrichten tijdens uw verblijf in Vietnam.
  Deze toestemming wordt door de Vietnamese overheid afgegeven. De uitnodigende partij in Vietnam moet deze toestemmingsbrief aanvragen bij de Vietnamese overheid, bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Moet ik voor mijn baby / kind nog extra documenten aanleveren?

Wanneer u met een kind jonger dan 18 jaar reist is het vereist dat u voor het aanvragen van een regulier visum de volgende extra documenten (per kind) aanlevert:

• Een kopie van de geboorteakte
• Een toestemmingsformulier
• Een kopie van het paspoort van de ouder(s)/voogd(en)

Het toestemmingsformulier
Door middel van het toestemmingsformulier geeft/geven de ouder/ouders met gezag of voogd(en) toestemming voor de visumaanvraag voor Vietnam. U kunt het toestemmingsformulier op de website van de Rijksoverheid downloaden. Wanneer beide ouders gezag hebben, dienen beide ouders de aanvraag te ondertekenen. Denkt u er aan dat u de Engelse versie van het toestemmingsformulier aanlevert, de Nederlandse variant is niet leesbaar voor de Vietnamese overheid.

Let op: wij adviseren u altijd het toestemmingsformulier mee te nemen wanneer u alleen reist met een kind en een andere gezaghebbende ouder reist niet met u mee. Dus ook wanneer u met een e-visum reist. Dit kan controle bij de marechaussee vergemakkelijken en kan ook voorkomen dat u vertraging oploopt en onverhoopt uw vlucht mist.

Mijn kind kan nog niks ondertekenen. Moet ik als ouder mijn handtekening zetten voor de reguliere visumaanvraag van mijn kind?

Voor elke reiziger moet het machtigingsformulier en het ambassadeformulier ingediend worden. Is uw kind nog niet in staat om deze formulieren te ondertekenen, dan kunt u het veld voor de ondertekening leeg laten. U hoeft dus niet, als ouder of voogd, het document voor uw kind te ondertekenen.

Hoe moet ik mijn documenten bij jullie aanleveren?

E-visum
De scans van uw paspoort en pasfoto kunt u digitaal aanleveren in het aanvraagformulier van het e-visum. Het bestand moet een JPEG-bestand zijn en wanneer u een scan maakt raden wij u aan om een resolutie van minimaal 300 DPI te hanteren. Ook is het belangrijk dat u voor het uploaden van uw documenten goed kijkt naar de bestandsgrootte van uw scans. Te grote documenten kunnen niet door ons systeem geladen worden. Bestanden rond de 3-7 MB voldoen vaak aan alle eisen én zijn gemakkelijk en snel in te laden. Is uw bestand te groot? Online zijn vele mogelijkheden die u kunnen helpen met het verkleinen van uw bestand.

Regulier visum
Er zijn verschillende manieren om uw fysieke documenten bij ons aan te leveren. In het aanvraagformulier kunt u kiezen voor de volgende verzendopties:

Zelf verzenden
Wilt u uw documenten zelf verzenden? Wij adviseren om in ieder geval de documenten altijd aangetekend te versturen.

Per koerier
Vindt u het fijner om uw documenten op te laten halen door onze koerier? Kies dan voor onze koerier die, wanneer u alle documenten heeft verzameld, de volgende werkdag voor 12.00 uur of voor 17.00 uur uw documenten ophaalt.

Zelf afleveren in Rotterdam
Brengt u uw paspoort en documenten liever zelf bij ons langs? Dat kan. U kunt op werkdagen (van maandag t/m vrijdag) van 08.30 - 17.00 uur alle benodigde documenten bij onze collega’s in Rotterdam afleveren. Het adres vindt u in het PDF-bestand dat u ontvangt wanneer wij met uw aanvraag van start zijn gegaan.

Hoe ontvang ik mijn paspoort en visum?

E-visum
Voor het e-visum hoeft u uw paspoort niet af te leveren, maar dient u alleen een scan te maken. Uw paspoort blijft dan ook in uw bezit. Wanneer wij na het indienen van uw aanvraag bericht ontvangen dat de overheid uw visum heeft uitgegeven, dan ontvangt u van ons een e-mail met een link waar u uw visum kunt downloaden. Deze moet u zelf uitprinten en meenemen op reis.

Regulier visum
In ons aanvraagformulier kunt u zelf een retourmethode kiezen. Wij kunnen uw documenten terugsturen via Garantiepost, uw paspoort en visum bij u af laten leveren door een koerier of alles op Schiphol laten klaarleggen. Of u komt ze zelf ophalen in Rotterdam.

Moet ik zelf naar de ambassade voor mijn visumaanvraag?

Wanneer u uw visumaanvraag voor een regulier visum voor Vietnam bij ons indient nemen wij u zaken uit handen. Nadat u de aanvraag bij ons heeft ingediend ontvangt u van ons een PDF-document waarin duidelijk vermeld staat wat u moet aanleveren en waar. Ook vindt u in dit document het ambassadeformulier en het machtigingsformulier.

Wanneer wij alle benodigde documenten hebben ontvangen zullen wij voor u uw visumaanvraag indienen bij de ambassade van Vietnam. Wij gaan dus voor u naar de ambassade. U hoeft dit niet zelf te doen.

Op het moment dat uw visum klaar is halen wij uw paspoort en visum op bij de ambassade en zorgen ervoor dat het visum naar u verzonden wordt via de door u gekozen verzendmethode, of informeren u dat u uw documenten kunt komen ophalen.

Ook voor het aanvragen van een e-visum hoeft u niet naar de ambassade, omdat wij uw aanvraag elektronisch indienen bij de overheid.

Moet ik het gele vaccinatieboekje meenemen op reis?

Het is belangrijk om voorafgaand aan uw reis te controleren welke vaccinaties u nodig heeft om naar Vietnam te kunnen reizen. Wij hebben voor u alle informatie over eventuele (verplichte) vaccinaties en belangrijke gezondheidsadviezen op een rijtje gezet. Regel uw eventuele vaccinaties ruim voor vertrek.

Reist u naar Vietnam en heeft u een van de verplichte vaccinaties laten zetten? Vergeet dan niet om uw vaccinatieboekje mee te nemen op reis. In dit boekje staan uw vaccinaties geregistreerd. Het kan zijn dat de douane wilt weten of u gevaccineerd bent. Het vaccinatieboekje dient dan als inentingsbewijs.